KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Wypełniając wymagania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, przekazujemy niniejszą informację. Informacja ta nie wymaga od Państwa żadnego działania.

Jako ADMINISTRATOR Państwa danych osobowych, dokonujemy ich przetwarzania. Zgodnie z definicją przetwarzanie oznacza m.in. zbieranie, utrwalanie, przeglądanie, ujawnianie poprzez przesłanie albo usuwanie danych osobowych, które nie są już wykorzystywane. Dane osobowe w stosunku do których jesteśmy Administratorem, są odpowiednio chronione.

Nasz adres:

Nadleśnictwo Starachowice, ul. Rotmistrza Witolda Pileckiego 14d, 27-200 Starachowice, tel.: +48 41 274 76 20, fax: +48 41 274 76 20, e-mail:starachowice@radom.lasy.gov.pl   REGON: 290020101;  NIP: 664-000-60-61

Wyznaczyliśmy osobę, z którą możecie Państwo kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z ochroną swoich danych osobowych (adres siedziby jak wyżej), pisząc bezpośrednio do niej: 1614iod@radom.lasy.gov.pl

Cele przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane, zależnie od charakteru sprawy, odpowiednio w celu:

a) spełnienia wymagań wynikających z właściwych przepisów prawa,

b) udzielenia odpowiedzi na Państwa skargi, wnioski i zapytania,

c) wykonania umów (w szczególności kupna-sprzedaży drewna, umów na usługi leśne, dostawy i roboty budowlane, umów na korzystanie z nieruchomości, nad którymi sprawujemy zarząd  - najem, dzierżawa, użyczenie itp., umów o pracę i innych, lub do podjęcia działań na Państwa żądanie, przed zawarciem umowy),

d) zajęcia stanowiska w sprawie pierwokupu działek leśnych,

e) związanych z rozpatrywaniem roszczeń z tytułu szkód łowieckich,

f) regulowania stanu posiadania (jeśli stwierdzono jego niezgodność ze stanem prawnym),

g) identyfikowania drzew zagrażających przy wspólnej granicy,

h) przeprowadzania procesu rekrutacji i zatrudnienia pracowników,

i) rachunkowych i podatkowych,

j) ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami,

k) promowania Lasów Państwowych poprzez organizowanie wydarzeń promocyjno-edukacyjnych i kulturalnych,

l) rozliczalności tj. udowodnienia przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych,

m) udokumentowania spełnienia wymagań prawnych i umożliwienia kontroli ich przez organy publiczne,

n) archiwizacji, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, obowiązującą w Lasach Państwowych Instrukcją kancelaryjną i Jednolitym rzeczowym wykazem akt.

Przetwarzanie danych osobowych w celu zapobiegania, wykrywania i ścigania czynów zabronionych na terenach leśnych (w tym z wykorzystaniem monitoringu wizyjnego), odbywa się na zasadach opisanych w odrębnej klauzurze informacyjnej, dostępnej na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Nadleśnictwa Starachowice - https://www.gov.pl/web/nadlesnictwo-starachowice/klauzula-informacyjna-udodo – administratorem tych danych jest Główny Inspektor Straży Leśnej, z siedzibą w Warszawie.

Źródło i zakres przetwarzanych danych

Dane osobowe gromadzimy bezpośrednio od osób, których one dotyczą, w tym znajdujące się w nadsyłanej do nas korespondencji, na zawartość której nie mamy wpływu. Dane osobowe zbierane z naszej inicjatywy, ograniczamy do niezbędnego minimum. Przekazane nam dane mogą zostać uzupełnione o dane pochodzące z publicznych rejestrów, o ile zajdzie taka konieczność, w szczególności z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej lub Krajowego Rejestru Sądowego. Możemy otrzymywać dane osobowe od organów państwowych, na podstawie odpowiednich przepisów (np. umowy notarialne w związku z zajęciem stanowiska w sprawie pierwokupu). Dane osobowe przetwarzamy w zakresie minimalnym, niezbędnym w celach opisanych na wstępie.

Podstawy prawne przetwarzania

Podstawami prawnymi przetwarzania Państwa danych jest zasadniczo:

- art. 6 ust. 1. lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b) RODO (obowiązek prawny ciążący na Nadleśnictwie w związku z właściwymi przepisami, m.in. ustawą o lasach, ustawą – Prawo zamówień publicznych, ustawą o dostępie do informacji publicznej, ustawą – Kodeks pracy i in.),

- art. 6 ust. 1, lit. b RODO (związek z zawieraną lub realizowaną umową).

Wyjątkowo, przetwarzanie może nastąpić na podstawie prawnie usprawiedliwionego interesu Nadleśnictwa lub strony trzeciej (art. 6 ust. 1, lit. f RODO), albo na podstawie Państwa dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1, lit. a RODO).

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

O dobrowolności lub wymogu (prawnym albo umownym) podania danych, decyduje charakter sprawy. Konsekwencją niepodania danych może być w szczególności uniemożliwienie załatwienia sprawy. Wymóg podania określonych danych zachodzi m.in. w przypadku wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o czym stanowi ustawa – prawo zamówień publicznych.

Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane do podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa. Oprócz organów państwowych, mogą to być kancelarie prawne (w celu reprezentacji procesowej), operatorzy pocztowi i kurierzy – w celu dostarczenia przesyłki, biegli rewidenci – w celu badania sprawozdań finansowych, firmy które klasyfikują nasze dokumenty dla potrzeb archiwizacji i brakowania (zniszczenia). Państwa dane mogą zostać ujawnione jednostce Lasów Państwowych, która dostarcza nam usługi informatyczne (Zakład Informatyki LP), oraz która nas nadzoruje (Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Radomiu, Inspekcja LP), w celu i zakresie niezbędnym do wykonania przez nią kontroli. Współpraca z naszą jednostką, polegająca na wykonywaniu usług, dostaw i robót budowlanych, może skutkować ujawnieniem danych osobowych każdemu zainteresowanemu, w trybie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz o ustawy dostępie do informacji publicznej. Dane udostępnione nam w ramach wydarzeń promocyjno-edukacyjnych, mogą zostać upublicznione na stronach internetowych Lasów Państwowych oraz wydawnictwach. Nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych.

Okres przechowywania danych

Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane od momentu ich pozyskania do czasu wniesienia ewentualnego sprzeciwu wobec ich przetwarzania przez Państwowe Gospodarstwo Leśne "Lasy Państwowe", jeżeli sprzeciw ten będzie prawnie skuteczny.

Zasadniczo Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać przez czas załatwiania sprawy i dodatkowo w celach archiwalnych, przez okres wynikający z obowiązującego w Lasach Państwowych wykazu akt, liczony od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy. Dla niżej wymienionych dokumentów okres ten został ustalony na :

- 2 lata (dokumentacja rekrutacyjna, dokumentacja udostępnień akt, kopie asygnat)

- 5 lat (kwity wywozu drewna z lasu, dokumenty sprzedaży detalicznej drewna, dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym oferty wykonawców, zbiory zaproszeń, życzeń, podziękowań i kondolencji, sprawy windykacyjne, dowody księgowe),

- 10 lat (umowy kupna-sprzedaży drewna, umowy najmu, dzierżawy i użyczenia, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy zawarte w ramach zamówień publicznych, w tym dane personelu wykonawców, dokumenty związane z inwentaryzacją zwierzyny i udziałem w polowaniach, dane osób związanych z dokumentacją dot. szacowania szkód łowieckich, dokumenty związane z odbywaniem praktyki, dokumenty związane z lasami niepaństwowymi, w tym dokumentacje zalesień, dokumentacje wypadków przy pracy i chorób zawodowych, akta osobowe pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019r.)

- 25 lat (dokumenty dot. skarg i wniosków, programy i projekty ze środków zewnętrznych w tym UE, zamiany, nabywanie i zbywanie gruntów, dokumentacja z wydarzeń promocyjno-edukacyjnych)

- 50 lat (akta osobowe pracowników zatrudnionych do 31 grudnia 2018r.)

licząc od 1 stycznia roku następnego po jej zakończeniu, z zastrzeżeniem dodatkowego czasu niezbędnego na wykonanie procedur związanych z brakowaniem (zniszczeniem) akt.

Po tym czasie usuniemy także Państwa dane z naszego systemu informatycznego. Przestrzegamy zasady związania przetwarzania z celem. Dane, w stosunku do których nie mamy celu ich przetwarzania, usuwamy niezwłocznie (np. nadsyłane dokumenty aplikacyjne, jeśli nie prowadzimy procesu rekrutacji na wolne stanowiska pracy).

Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu:

1) Dostęp do danych osobowych (w tym uzyskania informacji m.in. o celu, sposobie i okresie ich przetwarzania)

2) Sprostowanie danych, jeśli okazały się nieprawidłowe,

3) Usunięcie danych, czyli realizacji Państwa „prawa do bycia zapomnianym”.

4) Ograniczenie przetwarzania (wówczas dane mogą być tylko przechowywane bez żadnego ich wykorzystania. Oznacza to np. wstrzymanie się przez nas od podjęcia na ich podstawie decyzji, która Państwa dotyczy, przez czas niezbędny do szczegółowego wyjaśnienia sprawy),

5) Wniesienie, ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację, sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych np. w celu związanym z naszym prawnie uzasadnionym interesem albo w interesie publicznym

6) Przenoszenia danych (uzyskania swoich danych osobowych zgromadzonych przez nas albo przekazania ich na Państwa wniosek do innego podmiotu)

7) Wycofanie swojej zgody na przetwarzanie przez nas danych osobowych, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (dotyczy sytuacji, w której dane osobowe przetwarzamy na podstawie Państwa zgody).

Realizacja konkretnego żądania nie jest automatyczna, lecz zależy od okoliczności sprawy - Państwa wniosek rozpatrzymy w świetle przepisów prawa. W przypadku uznania że Państwa prawa do ochrony danych zostały naruszone, informujemy o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO); Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa; Telefon: 22 531 03 00

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany (nie stosujemy tzw. profilowania).           

Niniejsza informacja została wydana na podstawie art. 13-14 Rozporządzenia  Parlamentu  Europejskiego  i  Rady (UE)  2016/679  z  dnia  27  kwietnia  2016  r. w sprawie ochrony  osób  fizycznych  w związku  z  przetwarzaniem  danych  osobowych  i  w  sprawie  swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UW.L.2016.119.1), tzw. RODO